-> Dati, Informazioni e Documenti
Le aziende hanno bisogno di organizzare i dati le informazioni e i documenti necessari a definire, produrre e
mantenere il loro Core Business rendendoli disponibili all’intera Azienda, Cliente e Fornitore; problematiche,
tipiche di una vera gestione documentale che copra le esigenze di un PDM, EDM e CRM.
Recenti ricerche hanno evidenziato che solo il 20% delle informazioni presenti in azienda sono di tipo
“Strutturato”, ovvero risiedono in applicazioni (Software Gestionali) o DataBase organizzati, mentre il
restante 80% e' disseminato su varie tipologie di formati, complicando tutti i processi di gestione,
reperimento, pubblicazione e sicurezza.
I dati, le informazioni e i documenti sono generati con diversi strumenti e in diverse aree aziendali, come:
- Commerciale: offerte, conferme d’ordine, ecc
- Office: testi, tabelle, schede tecniche, ecc.
- Messaging: e-mail, fax, immagini, documenti letti da scanner, ecc.
- Progettazione: disegni tecnici vettoriali e raster, distinte geometriche, book tecnici, ecc
- Qualita': piani di miglioramento, non conformita' e azioni correttive, ecc.
- Amministrazione: fatturazione elettronica, archiviazione sostitutiva, ecc
quindi la gestione dei documenti implica il governo di tutte le aree aziendali
Le aziende hanno cercato di risolvere questi problemi strutturando file system aziendali, risolvendo così
solo il problema della memorizzazione e lasciando scoperto problemi come ricerca, conversione dei
documenti, ricerca, dislocazione geografica, gestione dell'e-mail e la mancanza di una visione d’insieme di tutta
la documentazione circolante in azienda.
FOCUS permette di risolvere le problematiche legate alla gestione documentale ad esempio:
- Eliminazione del file system (non viene piu' richiesto il nome del del file e la directory in cui salvarlo)
- Ricerche dei documenti tramite un sistema di viste navigabili e un potente motore full-text
- Gestione delle versioni dei documenti in modo automatico o manuale
- Visione d’insieme di tutta la documentazione circolante in azienda e su di un criterio definito
- Gestione integrata di e-mail, fax e sms
- Gestione documenti prodotti dai sistemi gestionali con connettori agli ERP piu' diffusi
-> Processi Aziendali
Ogni dato, informazione e documento viene sempre veicolato nell'azienda grazie ad un processo che ne
regola il ciclo di vita, l'accesso, la distribuzione, il controllo e la tempistica. Questo implica che la gestione
documentale non deve semplicemente catalogare o archiviare i documenti ma deve gestire in modo
completo e integrato tutte le esigenze dei processi aziendali.
Il software FOCUS e' stato sviluppato partendo dalla gestione dei processi e arrivando in un secondo
momento alla gestione dei documenti, perche' per noi il processo riveste la massima importanza.
FOCUS è in grado di gestire processi:
- senza limiti sul numero di stati e sulla sua profondità
- sequenziali, padre figlio, paralleli
- con scadenze e prescadenze
- con conversione automatica dei documenti in formato pdf e tiff al passaggio da uno stato al successivo
- con archiviazione automatica su archivi ad alta compressione al passaggio da uno stato al successivo
FOCUS permette di gestire tutti i processi aziendali necessari alla produzione e gestione dell’informazione all’interno dell’azienda.
Per ogni processo e tipo di documento è possibile specificare:
- il protocollo di numerazione
- il responsabile di processo
- gli stati che compongono il processo
- per ogni stato:
- le azioni specifiche (avanza, approva, rifiuta, assegna, informazioni incongruenti, ecc.)
- il responsabile della produzione del documento
- il criterio di classificazione del documenti
- le politiche di storicizzazione
- il criterio di tracciatura dei tempi d’attraversamento
- i documenti figli di ogni processo
- criteri di sicurezza.
Un esempio grafico di un processo
-> Moduli Applicativi
Brain System ha realizzato FOCUS il software per la gestione dei documenti per processi
E’ una piattaforma sicura, completa e flessibile, modulare e scalabile, parametrizzata per adeguarsi alle varie
realta' aziendali, integrata con tecnologia Internet e viene proposta come supporto alle problematiche
organizzative della Gestione Documentale per processi. Tutte le funzionalita' sono state implementate
utilizzando i servizi di base e gli strumenti di sviluppo di IBM LOTUS DOMINO. Questi i moduli applicativi:
Console Documenti e Processi Catalogatore Documenti Aziendali
Anagrafiche Soggetti Indici Aziendali
Gestione Documenti non Strutturati Disegni tecnici e Distinte Geometriche
Documenti per Commessa Form OCR ICR OMR e Archiviazione Automatica
Books Clienti Portale Web
Catalogatore Messaggistica Personale Gestione Documenti su modello cliente
Catalogatore Messaggistica Aziendale Invio e ricezione SMS per Centri di costo
Moduli Qualita' Gestione Pratiche per Avvocati
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti fiscali
-> Prerequisiti Hardware e Software
Gli applicativi sono rilasciati in versione Client/Server e WEB. Il sistema faxing utilizzato e' Zetafax
integrato con Lotus Domino.
Gli standard architetturali e tecnologici sono:
Sistema operativo server: Microsoft Windows 2000 Server o sup
Linux Redhat 7.3 o sup
Sistema operativo client: Microsoft Windows 2000 o sup
Microsoft Internet Explorer 4 o sup.
Lotus Notes 6.x - 7.X
Application / Web Server: Lotus Domino Server 6.x - 7.X
Tools di sviluppo: Lotus Designer, Javascript – Java
Data Base: Lotus Domino 6.x - 7.X, Db2
-> Gestione di Progetti con FOCUS
Ogni progetto FOCUS può essere suddiviso secondo 2 criteri di macro valutazione
- Funzionalità Base:
- L'azienda non necessita di gestire in modo avanzato i documenti
- L'azienda non necessita di processi aziendali superiori ai 3 stati definiti per default
- Funzionalità Avanzate
- L'azienda necessita di gestire in modo avanzato i documenti
- L'azienda necessita di processi aziendali superiori ai 3 stati definiti per default
A seconda della valutazione effettuata il prodotto si colloca in un processo di vendita di un software pacchettizato o si inquadra in una logica di progetto con le seguenti fasi:
- Analisi delle esigenze dell'azienda con la definizione delle:
- Tipologie di documenti e le relative classificazioni
- Processi aziendali
- Installazione piattaforma Lotus Domino e Zetafax (ove richiesto)
- Installazione piattaforma FOCUS con attivazione dei moduli applicativi.
- Configurazione piattaforma FOCUS.
- Gestione degli accessi e delle sicurezze.
- Formazione.
- Tuning
- Eventuali personalizzazioni.
Brochure FOCUS ->  FOCUS v.3.pdf
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